Guía para contratar empleados en Costa Rica: Costos y checklist

Costa Rica es un país ubicado en América Central, cerca de países como Nicaragua, Colombia, Panamá y Ecuador. Costa Rica tiene una capacidad efectiva de movilidad social que le permite lograr un alto progreso general en relación con la distribución y el tamaño de su economía. También es el país número 50 más rico del mundo, según los datos del Fondo Monetario Internacional, y uno de los más estables de América, obteniendo resultados generalmente favorables en todos los índices de desarrollo y competitividad.

Hablando sobre su cultura, es muy rica en esculturas, pinturas, música y deportes, por lo que su cultura es muy amplia, y es una buena oportunidad para explorarla.

Costa Rica es un país donde viven 5 213 362 personas. No es muy extenso en términos de su extensión, pero sí muy rico en cuanto a su gente, su cultura y su economía.

En Costa Rica, la entidad que controla el trabajo y el empleo es el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de Costa Rica.

Trabajo remoto en Costa Rica

• Requisitos para el visado de trabajo remoto en Costa Rica

Básicamente, los únicos requisitos son la prueba de un ingreso estable mínimo de $3.000 por mes ($4.000 para una familia) durante el año anterior, y la prueba de seguro de salud para el año en que se solicita. También habrá una tarifa significativa para el visado, pero el monto aún no se ha determinado, y no está claro si es una tarifa de solicitud o solo se cobra una vez que se concede la admisión.

La ley relacionada con el visado entró en vigor en octubre de 2021, pero tomó tiempo solucionar los problemas, y comenzaron a tramitar los visados en julio de 2022. Existen algunos requisitos adicionales mencionados a continuación que podrían resultar difíciles para algunos, pero dado que el proceso es relativamente sencillo y se garantiza una aprobación o rechazo en dos semanas, la forma más fácil de averiguar si cumple con los requisitos es probablemente simplemente solicitarlo.

La ley fue redactada teniendo en cuenta un salario estable. La ley sí permite la prueba mediante el comprobante bancario en lugar del recibo de sueldo, pero muchos nómadas digitales tienen ingresos variables, y dependiendo de cuándo se realicen los pagos, podrían tener ingresos de $10.000, $0 o $8.000 durante un período de tres meses. Eso sería el triple de lo requerido, pero la forma en que está redactada la ley no lo permitiría.

“Stable” podría resultar problemático también, ya que los trabajadores cualificados podrían no tener un contrato o puesto a largo plazo dentro de una empresa.

Otra particularidad que podría causar dificultades a algunos expatriados tecnológicos es la exigencia de demostrar un año de seguro médico prepagado. La mayoría de las coberturas se pagan mensualmente, o, como máximo, trimestralmente.

Contratar empleados de forma legal en Costa Rica

• Pasos para crear una empresa en Costa Rica

Verificar si el nombre está disponible

Cuando desea crear una empresa en Costa Rica, el nombre de su empresa debe ser único y no debe confundirse con marcas u otras empresas registradas en el país; para ello, debe verificarse la disponibilidad en la base de datos del Registro Nacional. La consulta es gratuita y se puede realizar fácilmente en la página del Registro.

Elija el tipo de empresa

El tipo de empresa que elijas debe ajustarse a tus necesidades y a las de la empresa que deseas desarrollar. Las más utilizadas en el país son la Sociedad Anónima, formada por accionistas, y la Sociedad de Responsabilidad Limitada, formada por partícipes. La diferencia entre ellas radica en la responsabilidad que tienen los accionistas con respecto a las obligaciones de la empresa.

Seleccione un socio y representantes

Para crear una empresa en Costa Rica, es necesario seleccionar un socio y representantes. Para cualquiera de las dos empresas mencionadas anteriormente, se necesita un mínimo de dos socios; sin embargo, una vez que la empresa está constituida, una sola persona podría ser el propietario de todas las acciones.

Además, si se elige la Sociedad Limitada, también debe designar un Consejo de Administración en el que los accionistas también puedan participar. En el caso de la SRL, la administración se realiza a través de un Administrador y se pueden designar tantos administradores y sub-administradores como se desee.

Firme el Acta Constitucional

La constitución de la empresa se realiza mediante un Notario Público. Para ello, una vez completados los pasos anteriores, solo es necesario que los accionistas presenten la documentación identificativa correspondiente. Además, esto se puede hacer a través de un poder notarial apostillado si fue otorgado en otro país.

Pago de impuestos, sellos y tasas

Una vez que se hayan firmado los estatutos, el notario ingresará a la plataforma para registrar la empresa y realizar los pagos correspondientes mediante tarjeta o depósito bancario. Además de las cantidades indicadas en ese momento, una vez que la empresa esté establecida, deberá pagarse el impuesto sobre las personas jurídicas, por lo que debe incluirse en este apartado.

Si se siguen los pasos cuidadosamente, una vez que se envía el formulario de registro, la creación de su empresa en Costa Rica puede ser aprobada el mismo día.

Registre la empresa con el Ministerio de Finanzas y otras instituciones

Para iniciar las operaciones comerciales, la empresa debe tener el Registro Único de Contribuyentes. Este paso es sencillo e inmediato. Al crear una cuenta en el portal de la Agencia Tributaria, puede registrar su empresa y recibir el certificado de registro en menos de 5 minutos. Según la zona en la que se desarrolla la empresa, debe tener los permisos o licencias municipales correspondientes.

En relación conlas cotizaciones:

La parte de las contribuciones a la seguridad social que corresponde a un individuo es del 10,5% del total de la remuneración, lo cual, en el caso de un salario, se deduce del pago de la nómina del individuo.

La participación de un trabajador autónomo en el sistema de seguridad social se determina por la Autoridad de Seguridad Social, basándose en el ingreso general de referencia establecido por el Consejo de Administración, según el tipo de trabajador, salvo que la Autoridad de Seguridad Social determine que el ingreso del trabajador autónomo es superior a dicho referente, en cuyo caso, la contribución del trabajador al régimen de seguridad social se determinará en función de este nuevo referente de ingreso. La contribución de un trabajador autónomo al régimen de seguridad social puede oscilar entre el 10,5% y el 18,62%, dependiendo de su clasificación y del referente de ingreso. Todos los trabajadores asalariados y autónomos están obligados a contribuir al régimen de seguridad social.

En relación con elcontrato laboral:

El contrato de trabajo es un contrato que una persona firma para prestar servicios o realizar tareas bajo la supervisión directa de otra persona y a cambio de una remuneración de cualquier tipo o forma. Se presume la existencia de este contrato entre el trabajador que presta los servicios y la persona que los recibe.

Los contratos de empleo pueden ser tanto verbales como por escrito. Los contratos verbales se utilizan en algunos casos específicos (trabajo agrícola, empleo temporal y trabajo por cuenta ajena cuando el valor no excede un cierto límite). Los contratos por escrito se utilizan en la mayoría de los casos.

La siguiente información debe constar en un contrato de trabajo: nombre completo, nacionalidad, edad, sexo, estado civil y dirección de las partes, el número de documentos de identidad, si las partes están obligadas a llevarlos; una descripción exacta del lugar de residencia del trabajador; la duración del contrato o, en su defecto, debe ser por un plazo indefinido, para un puesto de trabajo específico o para un único pago; el horario de trabajo y la hora en la que se debe realizar el pago; el salario, el método, el lugar y la hora de pago; los lugares donde se prestará el servicio o se realizará el trabajo; otros términos acordados por las partes; el lugar y la fecha de conclusión del contrato; las firmas de las partes, con dos testigos que puedan sustituir legítimamente a la persona que no sabe leer ni escribir.

El contrato de trabajo se redacta en triplicado, con una copia para cada parte y una tercera copia que el empleador deberá presentar en la Oficina de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en un plazo de quince días a partir de la conclusión, modificación o renovación del contrato. De acuerdo con el artículo 6 del Código Laboral, todas las órdenes y instrucciones en el lugar de trabajo deben estar en español, lo que significa que todos los documentos relacionados con el empleo, incluyendo el contrato de trabajo, deben estar firmados en español.

Contratos por tiempo determinado

La legislación laboral costarricense prohíbe la contratación de trabajadores con contratos a plazo fijo para tareas permanentes. La duración general de los contratos a plazo fijo es de 12 meses. Esta duración se extiende a 60 meses si el puesto requiere una preparación técnica especial. Un contrato a plazo fijo puede ser renovado si el servicio prestado sigue siendo excepcional, no es la actividad permanente de la empresa y las razones objetivas (en el momento de la contratación) persisten.

El contrato de trabajo puede ser celebrado por un período de tiempo definido (temporal), por un período de tiempo indefinido (permanente) o para realizar una tarea específica.

Período de prueba

El período de prueba en Costa Rica es de 3 meses. Se entiende, tal como se establece en el Código Laboral. La finalización de un contrato a plazo indefinido puede realizarse durante los primeros tres meses sin ninguna obligación de preaviso o pago correspondiente. Para los trabajadores domésticos, el período de prueba también es de tres meses.

Advertencia para empleados

• Antes de contratar a una persona extranjera, los empleadores deben verificar su estatus migratorio en el territorio nacional, para que el personal extranjero a contratar tenga un estatus legal en el país y también esté expresamente autorizado para trabajar.
• Según la Ley de Inmigración y Extranjería 8,764, existen diferentes categorías y condiciones migratorias, algunas son otorgadas en condición gratuita, lo que permite que la persona extranjera trabaje sin impedimentos en el país. Otras están sujetas a condiciones restringidas, lo que significa que se otorgan bajo condiciones específicas, es decir, para trabajar con un empleador específico, o sin permiso de trabajo. Por lo tanto, es importante que el empleador busque asesoramiento antes de contratar personal extranjero.
• El hecho de que la persona extranjera a contratar no tenga un estatus legal en el país no es un obstáculo o impedimento para su contratación, ya que la empresa interesada puede tramitar un permiso de trabajo y/o residencia temporal que permita su contratación.
• Las empresas también pueden transferir a nuestro país los recursos humanos de empresas extranjeras, siempre y cuando, antes o en paralelo a la contratación, soliciten el permiso de trabajo y de residencia temporal correspondiente.
• La legislación de inmigración en nuestro país ha facilitado la documentación y los procedimientos para que las empresas, cuando lo necesiten, puedan contratar a personas extranjeras con un perfil técnico o profesional avanzado.
• Un ejemplo es la Regulación para el Registro de Empresas y la Regulación de Inmigración de su Personal (Decreto Ejecutivo No. 3.6576-G-COMEX) que permite a las empresas multinacionales, empresas en zonas francas, empresas con contratos con el Gobierno y, entre otras, disfrutar de beneficios en la contratación de personal extranjero.
• Esta regulación establece un reconocimiento a la empresa que garantiza un trato preferencial y una única ventanilla para aquellas empresas que cumplan con ciertos requisitos.
• El perfil profesional del extranjero debe ser el siguiente: Representantes, Gerentes, Ejecutivos, Profesionales específicos, Técnicos y Científicos especializados, que tengan un alto conocimiento en negocios nacionales o internacionales, en equipos tecnológicos y/o mercados, con formación académica y/o experiencia laboral (experiencia).
• Independientemente del estatus migratorio del personal extranjero o si su permiso de trabajo está en proceso, el empleador tiene la obligación de incluirlo en la nómina de la empresa desde el primer día que comienza a trabajar y de encargarse de pagar las cuotas de empleador al Fondo de Seguridad Social de Costa Rica (CCSS).
• La empresa, al contratar a una persona extranjera, también debe evaluar su remuneración, ya que la Ley de Inmigración y Extranjería establece que el salario a percibir debe ser un 25% superior al salario mínimo establecido para el puesto a desempeñar.
• Es importante también tener en cuenta que los extranjeros tienen las mismas obligaciones y derechos individuales y sociales que los costarricenses, con las excepciones y limitaciones establecidas por la Constitución Política y las leyes.
• La legislación de inmigración establece sanciones y multas para aquellos empleadores que contraten o mantengan contratados a personal extranjero sin documentación ni permiso de trabajo en el territorio nacional.
• Las sanciones podrían oscilar entre $1,400 y aproximadamente $10,000, dependiendo de la gravedad de los hechos y del número de migrantes en situación irregular.

Días festivos (días no laborales)

Impuestos en Costa Rica

Para empleadores:

• 30% - Impuesto corporativo
• 9.25% - Salud y maternidad
• 5.25% - Plan de pensiones básico
• 0.25% - Cargo del empleador de Banco Popular
• 5.0% - Asignaciones familiares
• 0.5% - Ayuda social: (IMAS)
• 1.5% - INA
• 0.25% - Contribución del empleador de Banco Popular
• 3% - Fondo de capitalización laboral
• 0.5% - Fondo de pensiones complementario
• 1% - Instituto Nacional de Seguros
  

Para empleados:

• 5,5% - Contribución para gastos médicos y de maternidad
• 4,0% - Beneficios por discapacidad, vejez y fallecimiento

Impuestos sobre la renta de los empleados

• 0% - Hasta 817.000 CRC ($1319,28)
• 10% - De 817.001 a 1.226.000 CRC ($1319,28 - $1979,72)
• 15% - De 1.226.000 a 2.103.000 CRC ($1979,72 - $3395,88)
• 20% - De 2.103.000 a 4.205.000 CRC ($3395,88 - $6790,15)
• 25% - Más de 4.205.000 CRC ($6790,15)

Preguntas Frecuentes