Lean 6 Sigma: fases, usos y recomendaciones

Si tengo un emprendimiento ¿por qué razón debería preocuparme por implementar el método de Lean 6 Sigma en mi emprendimiento? Y primero que todo, ¿Qué es este método y para qué me sirve?

Lean 6 Sigma es un enfoque de mejora de la calidad y productividad en las operaciones o actividades que haga una empresa. Es así como se encarga de la búsqueda de problemáticas que están ocasionando atrasos o ineficiencia en las operaciones para mejorarlo y generar un mejor contenido de valor a las empresas. Esta metodología mejora procesos al analizar la variabilidad y propone la mejor solución que debe ser aplicada de acuerdo con los datos disponibles.

En la actualidad las empresas se enfrentan al constante reto de diferenciación en un mercado con una gran variedad de productos y servicios que ofrecen la competencia, sin embargo la innovación es una herramienta a implementar que puede brindar altos beneficios y favorece el crecimiento de cualquier empresa.

Una estrategia de innovación puede clasificarse como radical (al realizar un cambio nuevo en un producto, servicio u operación) o incremental (al realizar una modificación a un producto, servicio o proceso  ya existente). Por lo que, este método de Lean 6 Sigma es una metodología incremental, en la que genera un cambio sobre alguna operación que se esté realizando y la mejora para aumentar la rentabilidad, rendimiento y procesos internos.

Independientemente del tamaño de tu empresa, implementar esta estrategia dentro de tu negocio puede generar grandes beneficios como puede ser mejorar la calidad de tus productos o servicios, incrementar tu eficiencia en los procesos, y aumentar la rentabilidad, aumentar la satisfacción de los clientes y tu competitividad en el mercado. Esto al buscar abordar las problemáticas de naturaleza de calidad de actividades, uso de información y generación de valor agregado.

Algunos de los aspectos en los que se enfoca Lean 6 Sigma son:

• Satisfacción del cliente o usuarios.
• Big Data, el uso eficiente de los datos o información financiera, económica u operativa que dispongas.
• Proporcionar resultados medibles para determinar el grado de beneficio.
• Excelencia operacional en todas las actividades.
• Estandarización de procesos para disminuir retrasos o duplicación de tareas.
• Alineación estratégica de toda la organización.
• Gestión del tiempo.
• Reducción de costos y recursos, al evitar desperdicios.
• Manejo adecuado del personal, al orientarse en mantenerlos motivados y que éstos realicen adecuadamente sus tareas.
• Planificación Estratégica.
• Monitoreo de actividades de manera periódica.
  

Esta metodología es utilizada comúnmente por empresas de mayor tamaño para detectar problemáticas que podrían estar causando disminuciones en la eficiencia de las producciones o actividades, sin embargo al aplicar este enfoque en pequeñas y medianas empresas pueden obtenerse grandes beneficios que podrían cambiar la gestión de un negocio y lograr incrementar la rentabilidad al realizar una serie de modificaciones y estudios sobre las actividades que se realizan.

En ciertos casos, las problemáticas que se encuentran presentes radican principalmente en una área de trabajo que está comprometiendo a otra. Es así como al evaluar todas las actividades y determinando la raíz del problema es cómo pueden contarse con altos beneficios en lo interno y favorece al crecimiento de la empresa.

El Lean 6 Sigma se fundamenta en el método Kanban que significa “Mejora continua”, es por esto que este enfoque puede aplicarse en cualquier área de una empresa en la que se desee mejorar aspectos propios del giro del negocio, como pueden ser en las áreas de producción, mercado, manejo de personal, finanzas, entre otros.

Por ejemplo, un emprendimiento nuevo en el mercado que actualmente cuente con problemas en el control de inventario y de materia prima que debe disponer, y sobre el manejo de los costos de estos productos; lo que debe realizar es enfocarse en el inventario que dispone principalmente sobre los productos con mayor ventas y debe determinar ciertos cálculos estadísticos como son los pronósticos y ventas históricas para lograr mejorar la rentabilidad y control de los materiales que dispone.

Beneficios de aplicar Lean 6 Sigma

• Mejor gestión de tiempo: Este método se enfoca en mejorar los procesos dentro de una empresa al determinar ciertas causas o problemáticas que esté afectan en la productividad de la misma. Es así como logra administrar el tiempo de manera efectiva y aumentar la eficiencia de la empresa.
  
• Aumento de la lealtad del cliente: Al incrementar la satisfacción de los clientes, las empresas logran mantener la retención y aumentar su lealtad al realizar mejoras en sus productos o servicios. Este método incentiva la innovación en las actividades de las empresas, de modo que la experiencia de los clientes sea cada vez mejor al mejorar aspectos internos del negocio.
  
• Mejoras en la gestión del talento humano: El éxito de una empresa recae en sus clientes, es por esto que la motivación en los empleados cuenta con un gran peso sobre el funcionamiento de la misma. Lean 6 sigma se enfoca en la gestión de sus trabajadores al aplicar estrategias que incrementen su motivación, productividad y clima organizacional.

Las 5 fases del Lean 6 Sigma

1. Definir: Se determina un problema concreto en el cual se enfocará esta metodología de mejora. Se define la línea de acción de acuerdo a la situación actual y la que se desea seguir. Asimismo, se definen los participantes, actividades, objetivos, alcances y limitaciones pertinentes de cada una de las tareas. Se deben de responder las interrogantes de: ¿qué defectos se están tratando de reducir? ¿En cuál porcentaje? ¿Cuál es la meta final al aplicar esta metodología?
2. Medir: Comprender el problema y a partir de esto definir una solución de mejora. Se determinan los puntos de mejora según las causas que generan las problemáticas de mayor escala en la empresa. Las mejoras que se están buscando deben ser capaces de ser medibles, de lo contrario no se contará con parámetros que especifiquen adecuadamente cuál fue el avance que se tuvo.
3. Analizar: Para analizar la información proveniente de la identificación de las principales causas del problema, debe de utilizarse un método estadístico el cual pueda reflejar de una manera más visual y simplificada las causas que ocasionan el principal problema. En este caso puede utilizarse un diagrama de Ishikawa como herramienta que le permite estructurar adecuadamente 6 categorías (Mano de obra, Materiales, Métodos, Máquinas, Mediciones y Ambiente de trabajo), en las cuales están brindando ciertas problemáticas para poder analizarlas y ejecutar acciones correctivas ante estas.
4. Controlar: Posteriormente  a ejecutarse las mejoras, se debe contar con un plan de control para tener un correcto seguimiento de las actividades realizadas. De modo que, luego de haberse realizado las actividades que favorecieron a la empresa deben de seguirse estas tareas para continuar con el proceso de mejora y crecimiento hacia la empresa.  Garantizar la continuidad de la mejora y así también analizar los objetivos alcanzados como son la satisfacción al cliente o bien en términos económicos, sociales o ambientales.

Algunas de las actividades que pueden realizarse son:

• Estandarización de procesos productivos
• Capacitación del personal
• Utilización de guías o manuales de apoyo
• Verificación de actividades

Para la implementar efectivamente esta metodología en un PYME se deben de considerar algunos aspectos claves para el éxito en la obtención de beneficios, estos son: una adecuada cultura organizacional, compromiso absoluto por parte de la dirección y que esté dispuesta a proporcionar la información requerida, enfocarse en los clientes y sus retroalimentaciones, analizar las competencias, capacidades financieras, tecnológicas y económicas.

Es de gran importancia que toda la organización se encuentre dispuesta a colaborar en alcanzar el objetivo de la mejora en sus operaciones, es así como se requiere de todo el equipo de trabajo que estén dispuestos a brindar todos los datos necesarios para determinar los problemas que cuentan con un mayor peso y las demás áreas que dependen de este trabajo.

Dentro de los principios de este método que las empresas pueden aplicar en sus propias empresas para contar con una mejor eficiencia de operaciones son:

1. Compromiso de la empresa en la mejora de todas las actividades
2. Contar con una estructura directiva
3. Capacitación de los trabajadores de la empresa
4. Enfocarse en los clientes sobre sus necesidades para la innovación
5. Basar la toma de decisiones en datos reales
6. Divulgación de este método a todas las áreas de trabajo
7. Contar con una metodología robusta enfocada en resolver los problemas de los clientes y apoyada en los datos

Si estás interesado en aplicar esta metodología déjanos saber y podríamos ahondar en estos temas.

La mejora continua debería ser uno de los principios y objetivos de tu empresa, de otro modo no será competitiva en el mercado actual, y los procesos e innovación cada vez deben ir más orientados a los clientes. Así que enfócate en mejorar los procesos internos de tu empresa y esto se va a ver reflejado en las demás actividades externas.